Spisová služba je informační systém, který řeší následující činnosti:
- Evidenci dokumentů (záznamů). Všechny dokumenty úřadu by měly být ve spisové službě.
- Elektronický podací deník. Dokumenty, které mají přidělené číslo jednací (značku), jsou evidovány v podacím deníku. Je to náhrada za dřívější papírový podací deník.
- Elektronické úložiště dokumentů nebo datové úložiště (DUL). Záznamy o dokumentech ve spisové službě obsahují kromě metainforací, tedy běžných informací o dokumentu (věc, datum, značka, popis, adresát/odesilatel atp.), také elektronické dokumenty, např. wordovské dokumenty, které jste odeslali nebo přijali.
- Evidenci spisů. Dokumenty se stejným tématem, např. žádost->dotaz->odpověď->rozhodnutí, se vkládají do elektronických spisů. Podobně jako u spisu papírového. Spis má spisovou značku (tedy číslo jednací spisu).
- Redistribuci dokumentů. Redistribuce je předávání dokumentů a spisu mezi jednotlivými uživateli v organizaci.
- Napojení na datové schránky. Spisová služba stahuje zprávy z datové schránky, podobně jako Outlook e-maily. Důležité je, že zajišťuje uložení zpráv poté, co se automaticky po 90 dnech mažou z datové schránky.
- Napojení na jiné agendy – Czech POINT, Legalizaci a vidimace, stavební úřad, fakturaci atp.
- Konverzi do PDF/A a elektronické podepisování. Skrze datové schránky se posílají pouze podepsané dokumenty ve formátu PDF/A. Spisová služba zajišťuje automatický převod z jiných formátů do PDF/A a podepsání elektronický podpisem.
Nabízené služby
- Implementace, školení a metodická podpora spisové služby Triada MUNIS
- Metodická podpora obecné spisové služby, tedy jakéhokoliv dodavatele